Entre tantas tarefas do empresário, organizar os documentos contábeis para cumprir suas obrigações fiscais acaba sendo mais uma delas. Descumprir esses compromissos podem gerar multas ou mesmo ter suas atividades restringidas. Por isso, entender como organizar os documentos para contabilidade corretamente fará com que não perca tempo procurando ou emitindo-os em cima da hora, evitando gastos com multas e outras sanções. Veja algumas dicas que preparamos para ajudar o empreendedor:

Para documentos físicos, ainda necessários, a solução mais simples é reservar um espaço exclusivo para o arquivamento, respeitando sempre uma ordenação. Lembre que é necessário manter o espaço higienizado para não correr o risco de deterioração dos documentos.

Outro aspecto importante para documentos físicos é que precisam ter um padrão de organização, seja ele por data, categoria, origem, destino ou qualquer outro critérios da sua preferência. Caso contrário, mesmo arquivados você poderá não encontrá-los quando forem necessários.

Documentos digitais também exigem organização. Neste caso, crie uma pasta específica para esse fim e defina um padrão de nomenclatura dos documentos. Quanto mais bem detalhados, mais fácil será de pesquisá-los e encontrá-los em seu computador.

Como não será só você que estará envolvido nessa tarefa, a sugestão é criar uma rotina de condução desses documentos e designar pessoas para a função. Essa equipe deve ser treinadas para saber como agir.

Se mesmo com um bom planejamento ainda estiver inseguro com a organização das obrigações fiscais e contábeis, procure um escritório contábil comprometido com sua empresa e que possa auxiliá-lo nessa tarefa. 

Fonte: Site Economy