por Dagoberto Hajjar(*)

Qual o principal ativo da sua empresa?

Você errou se respondeu que são seus prédios, escritórios, máquinas da linha de produção ou mesmo clientes.

O principal ativo da sua empresa são seus funcionários que, há muito tempo atrás, eram chamados de mão-de-obra, mas que hoje podem e devem oferecer para sua empresa muito mais do que as “mãos” – devem oferecer o “intelecto”. Passaram, então, a serem chamados de colaboradores.

Bons colaboradores irão analisar o mercado, entender o cliente e ajudar a desenvolver novos produtos e melhorias nos atuais, criando potencial competitivo para sua empresa. Irão trazer novos e importantes clientes e fidelizarão os clientes atuais. Bons colaboradores trabalham como parceiros da sua empresa, lutando dia após dia para que a empresa esteja cada vez melhor. São pró-ativos e extremamente participativos.

O Departamento de Pessoal, que era terceirizado em várias empresas, teve que voltar para dentro de casa, e evoluir, rapidamente, para atender as novas necessidades de recursos humanos, passando a ter um papel vital e estratégico em gerenciar o “principal ativo” da empresa.

Muito bem....mas como faço para gerenciar este importante ativo – os recursos humanos?

Vou falar, bastante resumidamente, sobre algumas metodologia e melhores práticas usadas e recomendadas pela ADVANCE Marketing – aplicadas em mais de 200 empresas no Brasil. Caso você queira conhecer detalhadamente as metodologias, ou queira adquirir a consultoria da ADVANCE Marketing, entre em contato através do e-mail: advance@advancemarketing.com.br

PLANEJAMENTO DE RECURSOS HUMANOS EM 7 PASSOS:

Passo 1 – Recrutamento e seleção

Uma contratação é um casamento – tem que ser feito com muito cuidado, e, o divórcio pode sair caro.

Descrição do cargo:

Antes de sair procurando, especifique, exatamente, o que você espera do cargo e do candidato. Quais serão suas atribuições e funções, pré-requisitos mínimos necessários, habilidades e aptidões desejadas, e, perfil profissional e psicológico. Escreva tudo. Crie uma lista para poder pontuar os candidatos.

Busca dos candidatos:

Existem excelentes profissionais no mercado, mas, como achá-los?

Primeiro vamos falar dos métodos mais tradicionais:

·         Colocar um anúncio na própria empresa para que seus colaboradores possam recomendar amigos, parentes ou outros profissionais

·         Falar com as principais universidades da sua região – que são uma grande fonte de jovens profissionais

·         Colocar anúncio em revistas e jornais especializadas do segmento em que atua

·         Procurar bons profissionais que estejam trabalhando nos seus parceiros, fornecedores, distribuidores ou clientes. Cuidado para não perder um bom distribuidor ou cliente por causa de uma “contratação surpresa”. Via de regra eles não vão se opor à contratação desde que você os informe das suas intenções com antecedência.

·         Procurar profissionais nos seus concorrentes. Já vi muito profissional fazer entrevista em um concorrente, ficar animado com a oportunidade apresentada e contar toda a estratégia da empresa atual. Cuidado com este tipo de contratação. No futuro este profissional também poderá sair contando a estratégia da sua empresa para seus concorrentes.

Hoje em dia, temos mais 2 grandes ferramentas, a Internet e o e-mail. Passe um e-mail para sua rede de relacionamentos explicando o cargo e pedindo indicações. Você poderá, também, acessar os inúmeros Web-sites de currículos – alguns tem excelente engenho de pesquisa e currículos realmente muito bons.

Entrevista:

Atualmente, existem várias empresas que montam currículos brilhantes e treinam exaustivamente os candidatos para passarem pelas mais diferentes formas de entrevista.

É muito importante que você esteja preparado para fazer uma entrevista. Antes de qualquer coisa, leia atentamente, e com antecedência, o currículo do candidato. Anote suas dúvidas e pontos que precisam ser esclarecidos. Agora monte um roteiro para a entrevista. Liste 15 a 20 perguntas sobre as experiências profissionais anteriores, 5 perguntas sobre a vida acadêmica e idiomas, e, termine perguntando sobre hobbies e atividades que demonstrem as habilidades de convivência e de trabalho em grupo.

Dica 1 – Se o candidato foi bem treinado, ele vai contar sobre grandes projetos como se ele tivesse sido o grande responsável por tudo. Você vai ter que extrair dele qual foi, EXATAMENTE, a participação dele. Em alguns casos você vai ter que perguntar 2 ou 3 vezes até obter a resposta exata.

Dica 2 – TESTE SEMPRE o candidato, por exemplo, se o currículo diz que ele fala Inglês, então fale 5 minutos em Inglês com ele. Eu sempre pergunto “Você estudou na Universidade tal?  Quem eram seus professores?” – já peguei muito candidato que não conseguia lembra do nome dos professores – o que é um mau sinal. “Trabalhou naquela empresa?  Quem você conhece lá?” – aqui existe um espaço enorme para descobrir as pessoas com quem o candidato se deu bem ou não, e, identificar um pouco do perfil psicológico dele. “Tem hobby?  Gosta de ler?  Qual o último livro que você leu?” – todo mundo diz que os hobbies são cinema e leitura, mas, não conseguem falar o nome do último filme ou livro que leram – mau sinal...

Dica 3 – Avise o candidato que você ligará para ex-chefes para pedir referências, e, realmente, faça isso. A contratação é um passo importante demais para você ficar baseado apenas em entrevistas, e mais importante, o candidato tem que passar por entrevista com pelo menos, 3 pessoas, na sua empresa – e todas tem que estar 100% convencidas da contratação.

Passo 2 – Comunicando a estratégia, metas e objetivos

Todos os colaboradores deverão conhecer, claramente, a visão e missão da empresa, quais os passos que devem ser dados para chegar lá, e, principalmente, qual a contribuição que a empresa espera dele.

Organize anualmente uma reunião onde o presidente da empresa poderá explicar os caminhos e decisões que nortearão a empresa para os próximos anos. Utilize este evento para energizar e motivar os colaboradores mostrando a importância do trabalho individual no resultado coletivo.

Próximo passo, escrever o compromisso de cada colaborador para o próximo 1 ano. Escreva, de maneira clara e objetiva, quais são as metas e as métricas, ou seja, como medir o sucesso ou insucesso do colaborador, por exemplo, “vender, no mínimo, R$ 1 Milhão dos produtos A e B para os 10 maiores clientes da carteira, sendo 40% nos primeiros 6 meses”; “conquistar 10 novos clientes – vendendo, no mínimo, R$ 1 Milhão dos produtos A, B ou C”. Liste 5 a 10 objetivos para cada colaborador.

Passo 3 – Avaliação de desempenho

Muito bem, chegou a hora de cada gerente avaliar se as metas e objetivos dos seus colaboradores foram atingidos. Recomenda-se fazer o processo de avaliação a cada 6 meses. Reserve 1 a 2 horas para cada colaborador que você gerencia:

·         Primeiro repasse a lista com todas as metas e objetivos. Analise os resultados e o status, e dê uma nota de 1 a 5 para cada um dos objetivos sendo, nota 5 para resultados “excepcionalmente acima do esperado” e nota 1 para “muito abaixo do esperado”.

·         Agora converse com seu colaborador e veja quais foram as dificuldades e os aprendizados. Identifique possíveis desvios na condução dos objetivos e aplique ações corretivas. Talvez você tenha que dar mais atenção ou mais treinamento para um determinado colaborador. Veja como ele está se sentido com relação ao trabalho e a empresa.

·         De acordo com a necessidade, planeje um acompanhamento mais intenso (mensal) para os mais novos de casa ou que estejam apresentando maiores dificuldades. Quanto mais você conseguir fazer o acompanhamento, mais fácil será realizar a avaliação de desempenho no final do período de seis meses, pois você acompanhou o esforço e empenho já no dia a dia.

Feedback

O feedback tem como objetivo o desenvolvimento das pessoas. Ele visa mudança, é uma ferramenta que serve para ajudar no auto-conhecimento e no relacionamento interpessoal.

Dar e receber feedback é uma verdadeira arte.

Para dar feedback, é importante conhecer bem a outra pessoa. Se você tem apenas um conhecimento supérfluo, ou tenha herdado a equipe, não tire conclusões precipitadas. Reserve um tempo para conversar e pergunte sobre as tarefas que desenvolvem, troque impressões e peça auto-avaliações de desempenho.

Analise o perfil do colaborador para ajustar a linguagem e ter uma comunicação mais efetiva. Reúna o máximo de informação possível para se preparar para o feedback.

O feedback muitas vezes é confundido com uma bronca, e leva a fortes frustações. Nunca misture emoções com a questão que será abordada.

Passo 4 – Remuneração e benefícios

Vamos novamente lembrar de que estamos passando de uma fase de “mão-de-obra” para a valorização e utilização do “intelecto”, exigindo, uma profunda modificação no sistema de avaliação e remuneração dos colaboradores.

Eu diria que, atualmente, o ponto mais importante para as empresas é criar ou implementar um sistema de remuneração e benefícios claro e justo. E, justiça, não é tratar todos os colaboradores da mesma forma. Justiça é tratar as pessoas diferentes de formas diferentes, e, portanto, a importância de ter um sistema de remuneração flexível e com muitas opções – para valorizar os colaboradores que fazem a “diferença”.

A maior parte das empresas, hoje, remuneram seus colaboradores de forma fixa e variável. Chamamos de remuneração fixa o salário, que deve ser coerente com a média do mercado praticada por empresas do mesmo segmento e do mesmo porte.

Chamamos de remuneração variável toda remuneração que depende do desempenho do colaborador, da equipe ou da empresa como um todo. Algumas empresas adotam metas e remuneram o desempenho em 3 níveis: individual, time e empresa. Imagine que se a empresa tiver um desempenho excepcional todos poderão sair ganhando. Se o desempenho de um determinado colaborador for excepcional, ele poderá ganhar uma recompensa maior que os demais.

Além destas formas de remuneração, existe um conjunto de benefícios, que também são uma forma de remuneração e portanto são incorporados ao ganhos mensais. Os benefícios são dados a todos os funcionários ou a um grupo específico (normalmente definido por cargo), e podem ser: assistência médica e odontológica, seguro de vida, carro, celular, etc.

É importantíssimo que todas as regras de avaliação e de remuneração sejam bastante claras, objetivas, e, de conhecimento de todos os colaboradores. Recomendamos utilizar os sistemas de faixas salariais e posições na faixa, e, atrelar méritos e promoções às notas da avaliação de desempenho.

Passo 5 – Motivação

Pessoas diferentes se motivam de maneira diferente. É importante que você identifique os fatores que motivam seus colaboradores para que você possa satisfazê-los – algumas pessoas preferem, muito mais, receber publicamente um elogio do Presidente da empresa do que um bônus financeiro.

Atitude positiva

Estar motivado ou não acima de tudo é uma questão de atitude, busque o melhor de si!

Escolha a sua atitude: O esforço em realizar uma tarefa com a “cara amarrada” ou com “bom astral” é o MESMO...mas, o resultado é totalmente DIFERENTE!

Não podemos controlar a forma como os outros escolhem suas atitudes, mas podemos escolher como nós vamos reagir.

Bom humor, ânimo, entusiasmo, alegria tornam o ambiente de trabalho mais agradável e conseqüentemente mais produtivo. Veja sob outros ângulos as tarefas rotineiras, torne-as mais agradáveis, usando bom humor e criatividade.

Respeite a atitude dos outros. Lembre-se que sempre que você fala ou faz algo a alguém você provoca uma reação. Procure sempre bom senso em suas atitudes.

Lembre-se que você tem dentro de si recursos de energia que jamais foram aproveitados, tem talentos que jamais foram explorados, força que jamais foi testada, e tem mais a doar do que já doou até hoje.

Passo 6 – Treinamento

“Mão-de-obra” x “Intelecto”, certo?

Bom, para tirarmos o máximo desempenho do motor “cérebro” dos nossos colaboradores temos que alimentá-los com “combustível”. O combustível é informação e dados para que ele possa processar e nos devolver em formato de inteligência.

Desta forma o treinamento passa a ter um papel fundamental no crescimento intelectual da empresa – criando um diferencial competitivo.

Dica 1 – Muitas vezes temos excelente profissionais técnicos que são promovidos para gerentes de equipe mas, não recebem o treinamento adequado e passam a desempenhar um péssimo papel gerencial. A empresa perdeu um excelente técnico e ganhou um péssimo gerente.

Dica 2 – Treinamento não é somente para a equipe técnica. Você deveria reciclar, também, os conhecimentos dos seus colaboradores nas áreas financeiras, administrativa, marketing e principalmente vendas. O mercado consumidor mudou muito, está mais exigente, e, demanda novas técnicas e conhecimentos de processos e melhores práticas de vendas.

Dica 3 – Existem, hoje, uma infinidade de treinamentos disponíveis. Desde os tradicionais “sala de aula, lousa e giz” até livros de auto-ajuda, treinamentos multi-mídia em CDs, e mais recentemente, a Internet com um volume impressionante de bons treinamentos a custos altamente competitivos, permitindo que o colaborador recicle seu conhecimento no horário e no local de sua conveniência.

Dica 4 – Invista em treinamento para seus colaboradores, mas, cobre deles os resultados destes investimentos e o melhor instrumento para isto é a avaliação de desempenho, ou seja, o treinamento tem que contribuir na execução das metas e objetivos da empresa.

Passo 7 – Desligamento

Uma das tarefas mais difíceis que os gerentes enfrentam é o desligamento de colaboradores seja porque quebraram algumas regras, ou por não estarem desempenhando satisfatoriamente suas funções, ou criando problemas com outros colaboradores, ou mesmo por conta de uma mudança estrutural na empresa.

A melhor demissão é aquela que, de certa forma, já era esperada, ou seja, a empresa já vinha sinalizando para o colaborador que sua performance estava abaixo do esperado, ou através da “acordos” que beneficiam as partes.

A pior demissão é que aquela que pega o colaborador totalmente de surpresa. Aqui a carga emocional envolvida na reunião será gigantesca e o grande desafio do gerente será conduzir a reunião de maneira muito lógica, quase que “matemática”, embasando todos os fatos e decisões, e, evitando, ao máximo, o terreno emocional.

Dica 1 – Prepare-se para a reunião, organize seus pensamentos e monte um roteiro com os tópicos:

·         Explique a situação da empresa e do grupo

·         Explique a situação do colaborador e a decisão da empresa em fazer o desligamento

·         Neste momento deixe que o colaborador possa expressar seus sentimentos e angústias

·         Fale que a empresa se esforçará, ao máximo, para ajudar o colaborador a se recolocar no mercado de trabalho

·         Comunique os próximos passos

Dica 2 – Seja breve, objetivo, direto e, na medida do possível, honesto. Tenha em mãos todos os documentos que possam comprovar o que você estiver falando, por exemplo, as avaliações de desempenho, as cartas ou e-mails de advertência, etc.

Dica 3 – Hoje, existem várias empresas de “outplacement” que ajudam o colaborador a se recolocar no mercado de trabalho. Talvez sua empresa queira contratar o outplacement para o colaborador que está sendo desligado.

Dica 4 – Assegure-se de acompanhar o colaborador até a saída evitando que ele leve consigo documentos, dados ou informações confidenciais ou estratégicas da empresa.

Até o próximo fascículo!

(*) Dagoberto Hajjar (dago@advancemarketing.com.br) trabalhou 10 anos no Citibank em diversas funções de tecnologia e de negócios, 2 anos no Banco ABN-AMRO, e, 9 anos na Microsoft exercendo, entre outros, as atividades de Diretor de Internet, Diretor de Marketing, e Diretor de Estratégia.

Atualmente, é Diretor Presidente da Advance Marketing – empresa especializada em treinamento e consultoria de gestão, marketing e vendas para empresas de TI, e, com escritórios em Miami, São Francisco, México e Buenos Aires.